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慶典活動的組織和注意事項

時間:2017/10/25 18:23:12 瀏覽:

慶典的組織程序:
  (1)慶典策劃:確定來賓及發放請柬;來賓組成:政府官員、地方實力人物、知名人士、新聞記者、社區公眾代表、客戶代表或特殊人物等??傊?,來賓要具有一定的代表性;發放請柬要求:請柬提前7—10 天發放。重要來賓請柬發放后,組織者當天應電話致意。慶典頭晚再電話聯系。
  (2)設計慶典活動程序;一般程序:主持人宣布開典;介紹來賓;由組織的重要領導或來賓代表講話;安排參觀活動;安排座談或宴會;邀請重要來賓留言或提字。
  (3)落實致辭人和剪彩,致辭人和剪彩人分己方和客方。己方為組織最高負責人,客方為德高望重、社會地位較高的知名人士;選擇致辭人和剪彩人應征得本人同意。
  (4)編寫宣傳材料和新聞通訊材料;列出慶典主題、背景、活動內容等相關材料,將材料裝在特制的包裝袋內發給來賓,天水慶典公司盛禧文化傳媒。對記者,還應在其材料中添加較詳細的資料,以方便記者寫作新聞稿件。
  (5)慶典活動的接待工作;設置接待室。對所有來賓,都應熱情接待,耐心服務;對重要來賓,要由組織領導親自接待;他們的簽到、留言、食、宿均應由專人負責。
 
慶典注意事項:
  慶典活動既是社會組織面向社會和公眾展現自身的機會,也是對自身的領導和組織能力、社交水平以及文化素養的檢驗。因此,舉辦慶典活動時,公共關系人員應做到準備充分,接待熱情,頭腦冷靜,指揮有序。一般說來,盛禧慶典策劃-慶典活動應注意以下事項:
  (1)確定慶典活動主題,精心策劃安排,并進行適當的宣傳。
  (2)擬定出席慶典儀式的賓客名單,一般包括政府要員、社區負責人代表、同行代表、員工代表、公眾代表、知名人士、社團。
  (3)擬定慶典程序,一般為:簽到、宣布慶典開始,宣布來賓名單、致賀詞、致答詞、剪彩等。
  (4)事先確定致賀詞、答詞的人名單,并擬好賀詞、答詞,賀詞、答詞都應言簡意賅。
  (5)確定關鍵儀式人員,如剪彩、揭牌、托牌等;除本單位領導外,還應邀請德高望重的知名人士。
  (6)安排各項接待事宜,事先確定簽到、接待、剪彩、攝影、錄像、擴音等有關服務禮儀人員。
  (7)可在慶典活動中安排節目,如舞龍等;還可邀請來賓題詞,以作為紀念。
  (8)慶典結束后,可組織來賓參觀本組織的設施、陳列等,增加宣傳的機會。
  (9)通過座談、留言形式,廣泛征求意見,并綜合整理、總結經驗。
 
  為了策劃好這些單位的慶典活動,天水盛禧活動策劃公司總要到客戶單位那里進行全面而深入的調研,實地了解該單位的發展歷史、文化底蘊、地域、行業、產品、服務、客戶等多方面的信息。在此基礎上,再運用有效創新的五種方法和原則,編創出具有“五有”特征的策劃案,并跟進或指導策劃案的實施。這里所說的“五有”特征是:
  一、有先進的文化內涵:有先進的文化內涵:確定并烘托一個“畫龍點睛”式的易于記憶和傳播的文化主題,開展與單位的文化理念相一致的系列活動,設計、定做、贈送富有文化特征的宣傳資料和禮品,撰寫、發表有互動效果的新聞稿件。
  二、有較廣泛的參與度:有較廣泛的參與度:開展一些群眾參與性強的活動,一方面引導、激發單位全體職工參與進來,增強單位職工的自豪感和凝聚力;另一方面,最大關聯度和最大程度相結合,吸引公眾也參與到慶典活動中來。
  三、有耳目一新的創意:有耳目一新的創意:創意結合單位的產業、產品、服務等特點,別出心裁地設計和開展一個或幾個創新性、興趣性、娛樂性、回味性的活動。
  四、有傳播品牌的效果:有傳播品牌的效果:一方面,要在單位所在地域和能在單位所在地域形成一定的口碑效應;另一方面,能通過關聯媒體,尤其是網絡,提升、傳播慶典活動的影響力和單位的品牌。
  五、有良性投入產出比:有良性投入產出比:慶典活動是需要花錢的,但是,花錢的慶典活動,不一定都能成功。在策劃慶典活動的時候,先考慮的不應該是有多少錢可以花的問題,而是應考慮少花錢、多辦事、辦好事、辦成事的問題。

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